Términos y Condiciones
Aunque pueda resultar tentador omitir la lectura de estos Terminos y Condiciones, es esencial comprender qué derechos y obligaciones tienes al usar los servicios de Ludotopía, así como las responsabilidades que nosotros asumimos contigo.
Información general
Nombre del evento: Ludotopia - Convención de juegos de mesa en Colombia
Razón social: Azahar Juegos (responsable del tratamiento de datos, administración del evento, del sitio web y servicios digitales).
Datos de contacto: info@ludotopia.co
Objeto: Establecer las reglas de uso del sitio web, la participación en el evento Ludotopia y el tratamiento de datos personales de los asistentes. Este documento regula tanto el acceso y uso de la plataforma digital como las condiciones de participación en el evento presencial o virtual, incluyendo derechos, responsabilidades, políticas de seguridad y limitaciones de responsabilidad
Uso de la página web
Acceso al sitio y restricciones: El acceso y uso del sitio web están sujetos a los Términos y Condiciones. El usuario acepta que su acceso es exclusivamente para uso personal y no comercial. Queda prohibido cualquier uso fraudulento, automatizado (como bots o scraping), o que interfiera con el funcionamiento del sitio
Propiedad intelectual (logos, imágenes, textos): Todo el contenido del sitio web (textos, gráficos, logotipos, videos, código, etc.) es propiedad de Azahar Juegos o de sus licenciantes, protegido por derechos de autor y marcas registradas. No se permite su reproducción, modificación, distribución o creación de obras derivadas sin autorización previa por escrito.
Registro y participación
Registros de edad o condiciones especiales: Los menores de 18 años pueden participar únicamente si:
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Tienen 14 años o más
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Cuentan con autorización escrita de sus padres o tutor.
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Están acompañados en todo momento por un acompañante adulto.
Proceso de confirmación de inscripción: El registro puede requerir validación por parte de la organización. La confirmación final se realiza mediante el envío de credenciales (físicas o digitales) y/o correo de confirmación. El uso continuado del servicio implica aceptación de los términos.
Compra de boletas
Procedimiento de compra: Las boletas se adquieren a través del sitio web oficial. El proceso incluye registro, selección del tipo de entrada, pago y recepción de confirmación.
Medios de pago: Se aceptan tarjetas de crédito o débito. La información de pago es procesada por terceros (pasarelas de pago).
Condiciones de entrega: Las boletas pueden ser digitales (código QR) o físicas (insignias, pulseras, etc.). Las credenciales se envían por correo; el riesgo de pérdida o daño pasa al usuario una vez generado el envío.
Políticas de devoluciones y reembolsos
Casos en los que aplica: Únicamente se realizarán devoluciones y reembolsos si se realiza la cancelación oficial del evento por parte de Azahar Juegos. No aplica cuando una vez haya empezado el evento, se deba cancelar por razones de seguridad o fuerza mayor, en cuyo caso no se asume responsabilidad financiera.La organización podrá reembolsar el valor de la boleta únicamente en caso de cancelación total del evento por parte de Azahar. No se realizarán reembolsos por ausencia del asistente, cambio de opinión o imposibilidad personal de asistir.
Procedimiento y plazos para solicitar el reembolso: En caso de cancelación del evento, los reembolsos se procesarán dentro de los 15 días hábiles posteriores al anuncio oficial, utilizando el mismo medio de pago utilizado en la compra. Los asistentes serán notificados por correo electrónico.
Derechos y deberes de los asistentes
Cumplimiento de normas de convivencia: Los participantes deben cumplir con las leyes, políticas del evento y comportarse de manera respetuosa. Queda prohibido cualquier comportamiento ilegal, ofensivo, amenazante o que perturbe el orden.
Derechos de los asistentes:
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Derecho a ingresar al recinto durante los horarios oficiales establecidos.
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Acceso a las actividades, zonas y servicios incluidos en la entrada adquirida (ejemplo: charlas, exhibiciones, zonas de juego, áreas comunes).
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Información clara.
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Derecho a recibir información veraz, completa y actualizada sobre el evento (programa, ubicación, reglamento, actividades, servicios adicionales).
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Derecho a conocer con antelación las condiciones de compra, devolución o reembolso de boletas.
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Acceso al evento.
Seguridad y bienestar:
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Derecho a contar con condiciones seguras de infraestructura (salidas de emergencia señalizadas, controles de aforo, protocolos de seguridad).
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Derecho a un ambiente libre de violencias, acoso, discriminación o conductas ofensivas.
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Derecho a recibir atención médica básica en caso de emergencia dentro del recinto.
Servicios básicos:
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Derecho al uso de baños, zonas de hidratación, señalización y espacios de descanso habilitados.
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En caso de cancelación del evento o incumplimiento grave, tener derecho a reembolso o compensación, según los términos y condiciones de compra y reembolso.
Participación:
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Derecho a participar en las actividades programadas, concursos y dinámicas en igualdad de condiciones.
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Derecho a expresar inquietudes o sugerencias a través de los canales oficiales de la organización.
Privacidad:
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A que su imagen e información personal sean tratadas con confidencialidad según la ley de protección de datos.
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A no ser fotografiado o grabado en video de manera insistente o no consentida, especialmente en situaciones comprometedoras.
Deberes de los asistentes
Respeto a las normas:
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Conocer y cumplir el reglamento general del evento y las instrucciones del personal organizador y/o de seguridad.
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Respetar los horarios de ingreso y salida.
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Portar visiblemente y en todo momento la acreditación o ticket que le da acceso al evento.
Conducta responsable:
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Mantener un comportamiento adecuado, sin causar molestias, disturbios o actos de violencia.
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Evitar conductas de acoso, discriminación o faltas de respeto hacia otros asistentes, expositores o personal del evento.
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Ser consiente del propio volumen y comportamiento para no obstruir pasillos, entradas o molestias a otros durante paneles o proyecciones.
Cuidado de las instalaciones:
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Hacer uso adecuado de las instalaciones, mobiliario y materiales dispuestos por la organización.
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No ingresar con objetos prohibidos (armas, sustancias psicoactivas, bebidas alcohólicas, etc.) Salvo autorización expresa.
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Depositar la basura en los lugares destinados para ello.
Seguridad y salud:
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Atender las indicaciones de evacuación y seguridad.
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Mantenerse alerta y conocer la ubicación de las salida de emergencia, puntos de encuentro y puestos de primeros auxilios.
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No sobrepasar las áreas restringidas o de acceso exclusivo para el personal autorizado.
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En caso de protocolos sanitarios vigentes (ejemplo: uso de tapabocas, lavado de manos), acatarlos de manera responsable.
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Cuidar sus objetos personales; el evento no se responsabiliza por pérdidas o robos, salvo que exista negligencia comprobada.
Respeto a la propiedad intelectual y comercial:
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No grabar, retransmitir o reproducir contenidos de conferencias, exhibiciones o presentaciones sin autorización expresa.
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Respetar los derechos de imagen, marcas y materiales de expositores y organizadores.
Consecuencias del incumplimiento:
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Una amonestación verbal o por escrito.
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La expulsión inmediata del recinto sin reembolso.
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La prohibición de asistir a eventos futuros.
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La intervención de las fuerzas de seguridad del recinto o la policía, especialmente en casos de agresiones, daños a la propiedad o conductas delictivas.
Prohibiciones:
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Reventa no autorizada de boletas.
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Uso de credenciales por personas distintas al titular.
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Acceso no autorizado a sistemas o redes.
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Compartir contenido ofensivo o realizar actividades promocionales sin permiso.
Cambios o modificaciones al evento
Azahar se reserva el derecho de modificar, suspender o cancelar el evento, así como de cambiar la programación, invitados o actividades, en cualquier momento y a su entera discreción. Las modificaciones se publicarán en el sitio web oficial del evento (https://www.ludotopia.co). La participación continuada de los participantes al evento implica la aceptación de dichos cambios.
Limitaciones de responsabilidad
El organizador no se hace responsable por:
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Accidentes causados por terceros o comportamiento de otros asistentes.
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Pérdida o daño de objetos personales.
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Daños derivados de fuerza mayor (clima, desastres naturales, fallas de infraestructura).
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Fallas técnicas, problemas de conectividad o interrupciones en servicios digitales
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Costos asociados al viaje, alojamiento o uso de dispositivos personales
Jurisdicción y ley aplicable
El presente documento se rige por las leyes colombianas. Cualquier disputa relacionada con el uso del sitio web o la participación en el evento deberá resolverse en los tribunales competentes de la ciudad de Bogotá.
Si tienes alguna pregunta relacionada con nuestras Políticas de Reembolso, Cambio o Cancelación, comunícate a nuestro número +57 3125185990 o envíanos un correo electrónico a info@ludotopia.co.
El horario de atención al cliente es de 9:30 a. m. a 5:00 p. m. (hora colombiana).
Durante la convención, todas las consultas pueden realizarse en el punto de información designado.
Usted reconoce y acepta que ha leído cuidadosamente este Acuerdo, comprende plenamente su contenido y lo acepta voluntariamente por su propia voluntad. Declara que:
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(a) tiene más de 18 años y posee pleno derecho, autoridad y capacidad para celebrar este Acuerdo y asumir los riesgos aquí descritos; o
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(b) su padre, madre o tutor legal ha leído y aceptado este Acuerdo.
Si usted es el padre, madre o tutor legal de un participante menor de 18 años, declara que efectivamente ostenta dicha condición, que tiene el derecho, autoridad y capacidad para celebrar este Acuerdo de Términos de Servicio y asumir los riesgos aquí descritos en nombre del participante; asimismo, que el/la/les participante(s) ha(n) leído cuidadosamente este Acuerdo, comprendido su contenido y lo acepta(n) voluntariamente por su propia voluntad.
Ludotopia y Azahar juegos SAS. se reserva el derecho de modificar este Acuerdo en cualquier momento.